Как правильно оформить сделку?
При проведении сделки важно правильно оформить все документы.Бухгалтерский документ, составляемый в момент проведения хозяйственных операций и являющийся свидетельством их совершения, - это первичный документ.
Перечень первичных документов, сопровождающих ту или иную сделку, варьируется в зависимости от особенностей каждой конкретной сделки. Принято, что пакет документов, сопровождающий сделку, готовит поставщик (исполнитель).
Итак, вот обязательные этапы сделки и виды первичных документов:
1. Заключается договор между поставщиком и клиентом.
Он может быть, как постоянный, на несколько сделок, так и на разовую поставку.
2. Клиенту выставляется счет на оплату.
Форма данного документа не подлежит строгому регламентированию, поэтому каждая организация в праве разработать собственную форму счета на оплату.
Ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» говорит о том, что подпись главбуха, руководителя организации или уполномоченного лица не являются обязательным элементом для данного документа. Печать также не требуется. Не взирая на это, лучше не пренебрегать печатью и подписью, во избежание дополнительных вопросов как со стороны клиентов, так и со стороны государства.
Не стоит забывать, что счет не является документом, достаточным для предъявления поставщику требований по пунктам договора поставки, скорее, он является документом, в котором фиксируется устраивающая стороны цена товара или услуги.
3. Клиент оплачивает счет. Факт оплаты товаров или услуг подтверждают платежные документы:
- при оплате товара за наличный расчет поставщик выдает клиенту кассовый чек, товарный чек или БСО (бланк строгой отчетности). БСО можно применять только при оказании услуг физическим лицам.
- при оплате товара за безналичный расчет у клиента остается заверенный банком документ: платежное поручение (при оплате товаров или услуг), платежное требование (при оплате комиссий банка)
4. По факту отгрузки товара или оказания работ поставщик выдает клиенту документы, подтверждающие этот факт:
- счет-фактуру (при наличии)
- при отгрузке товара - товарную накладную (№ ТОРГ-12)
- при оказании услуг - акт оказания услуг (или акт выполненных работ)
Счет-фактура (в отличие от счета) имеет установленную форму (Приложение 1 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 №1137).
Все организации и предприятия, являющиеся плательщиками НДС обязаны выписывать счета-фактуры, причем не позднее, чем через 5 дней после отгрузки товара (выполнения работ или оказания услуг).
Организации и ИП, применяющие УСН и ЕНВД, не являются плательщиками НДС и поэтому выставлять счета-фактуры не обязаны.
Товарная накладная (№ ТОРГ-12) имеет установленную форму (Постановление Госкомстата России от 25.12.98 № 132).
Форма акта оказания услуг не подлежит строгому регламентированию, поэтому каждая организация в праве разработать собственную форму акта оказания услуг.
Вместо счет-фактуры и товарной накладной (либо счет-фактуры и акта оказания услуг) можно оформить только один документ - универсальный передаточный документ, который имеет установленную форму (Приложение № 1 к постановлению Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2011 г. № 1137).
Товарная накладная, акт оказания услуг или универсальный передаточный документ оформляются в 2-х экземплярах: один для клиента, другой для поставщика. Данные документы подписываются и заверяются печатями обоих организаций, что подтверждает факт совершения сделки.Возможность применения факсимильной подписи, при необходимости, должна быть заранее прописана в договоре на поставку.